Организацией командировок в компаниях могут заниматься самые разные люди — от самих сотрудников до секретарей, бронирующих билеты. Понятно, что это не основные их обязанности.

Однако все чаще организации нанимают на работу специалистов, основная работа которых — подготовка деловых поездок сотрудников. Этих людей называют тревел-менеджерами, и сегодня мы поговорим о том, зачем нужны такие работники.

Главная задача тревел-менеджера — разработать и обеспечить реализацию тревел-политики всей компании. О составлении такой политики мы писали ранее, сейчас же вкратце отметим, что этот документ включает в себя правила организации поездок: ограничения по стоимости билетов и гостиниц для разных категорий сотрудников, список отчётных документов и т.п.

Тревел-менеджер контролирует все, что связано с поездками — от составления списков сотрудников, до проверки отчётности по командировкам. Естественно, именно такой специалист планирует бюджет на поездки в компании, стремясь к его постоянной оптимизации. 

Тревел-менеджер: обязанности

Среди главных ежедневных служебных обязанностей тревел-менеджера:

• подготовка командировки — менеджер должен понять, кто и куда отправляется, каким транспортом, в какие даты и т.п.
• обеспечить прибытие сотрудников на место — заказ билетов и бронирование отелей, трансферов и так далее;
• проверка отчетности — тревел-менеджер должен проверить, все ли нужные документы предоставил сотрудник после возвращения из командировки;
• бюджетирование — именно тревел-менеджер лучше всех понимает объем командировочных затрат и планирует бюджет на поездки.

То есть тревел-менеджер ведёт как работу, связанную с финансами, так и решает организационные вопросы. Чем больше компания, тем серьезнее загрузка такого специалиста.

Как оптимизировать работу тревел-менеджера?

При большом количестве сотрудников и поездок, возникает необходимость оптимизации труда тревел-менеджеров. Делать всё вручную — явно не оптимальный подход, который влечёт за собой ошибки и переплаты, ведь проанализировать вообще все доступные варианты размещения и перелётов человеку не под силу.

Поэтому в последние годы компании все чаще внедряют корпоративные системы бронирования. OneTwoTrip For Business — как раз такой сервис. С его помощью тревел-менеджер может обеспечить выполнение тревел-политики компании (задать лимиты стоимости билетов и отелей), получить доступ к тысячам вариантов бронирований в режиме реального времени, и автоматизировать создание отчетных документов.