В организацию командировки обычно вовлечено сразу несколько сотрудников, а иногда контрагентов. На их коммуникацию, организационные моменты и оформление деловых поездок уходит много времени. Сегодня мы поговорим о том, как можно ускорить эти процессы.

Используйте онлайн-систему бронирования

Традиционный способ организации командировки через тревел-агентства — сам по себе не очень быстрый. Бронирование любой даже самой короткой поездки в таком случае — это сложный процесс из нескольких этапов:

• Этап 1: постановка задачи. Сначала представители компании-заказчика должны описать агентству, куда и сколько сотрудников поедет, дать пожелания по стоимости и т.п.
• Этап 2: сбор информации агентством. На этом этапе тревел-агентство подключается к доступным ему системам бронирования и изучает варианты. Затем составляется шорт-лист наиболее подходящих под параметры заказчика и отправляется ему.
• Этап 3: выбор варианта и подтверждение поездки. После того, как в компании получают подобранные агентством варианты, осуществляется выбор самого удобного. Затем нужно подтвердить наличие билетов и мест в отелях и провести оплату.

Проблема в том, что поскольку весь этот процесс проходит офлайн, то он занимает много времени. Подбор вариантов, согласования, выставление счетов и их оплата могут растягиваться на часы и дни – за это время самые удачные варианты перелетов и проживания могут уже стать недоступными.

Избежать этого можно с помощью онлайн-систем бронирования деловых поездок. К примеру, в OneTwoTrip For Business вы можете самостоятельно искать авиа, ж/д-билеты и бронировать отели. Лишнее звено в виде агентства в таком случае исчезает, а значит вы экономите время. Оплачивать выбранные билеты и гостиницы можно разными способами прямо в системе – это тоже делает процесс подготовки поездки быстрее.

Составьте тревел-политику

Тревел-политика — это свод правил и регламентов по организации командировок. В таком документе прописываются все важные моменты, касающиеся деловых поездок: правила их согласования, необходимые для отчетности документы, какие билеты и гостиницы можно бронировать и т.п.

Наличие такого документа позволит сэкономить, поскольку сотрудники компании будут четко понимать лимиты при бронированиях. При этом тревел-политика ещё и ускоряет процесс организации. Когда все знают, как именно согласовывается поездка, кому писать заявки на командировку и в какой срок какие отчётные документы следует предоставить после ее завершения — это всегда плюс.

Оптимизируйте документооборот

Конечно, при организации и оформлении командировок больше всего времени уходит на документооборот. Это значит, что его тоже следует оптимизировать и оцифровывать. 

При работе с разными тревел-агентствами у вас будет множество разных бумажек, которые нужно как-то хранить в едином месте. Гораздо лучше использовать онлайн-систему бронирования, потому что вы будете видеть все документы по всем своим поездкам в одном месте в режиме онлайн. Сотрудникам, занимающимся оформлением и учетом, не придётся искать накладные и чеки в почте и разных сайтах.