Командировки — это эффективный инструмент развития и поддержки бизнеса. Кроме того, любая деловая поездка требует довольно существенных затрат, и поскольку сотрудник отправляется в другой город для выполнения задач компании, именно она должна покрывать издержки. Сегодня мы поговорим о том, что следует учитывать в бюджете на командировки, и как можно оптимизировать затраты.

Что нужно включить в бюджет

Состав командировочных расходов утвержден в Трудовом кодексе, в список входят:

• средний заработок сотрудника — выплачивается в период нахождения в деловой поездке;
• суточные — для компенсации возможных затрат, связанных с поездкой и работой вне дома, компания должна выплачивать сотрудникам суточные;
• возмещаемые расходы — если в процессе поездки сотрудник из своих денег оплачивал дорогу и проживание, и у него есть подтверждающие документы, компания должна возместить эти расходы;
• дополнительные возмещения — у компаний есть возможность по своему желанию возмещать работникам и другие виды расходов, вроде оплаты мобильной связи в роуминге.

Как оптимизировать тревел-бюджет

В нашем блоге мы много писали о каждом типе перечисленных расходов.  Например, тут. Поэтому в этом материале перечислим лишь основные моменты.

При выплате суточных нужно помнить о лимитах сумм, которые не облагаются НДФЛ. В 2020

году такие лимиты составляют 700 рублей в день для России и 2500 для заграничных поездок. Компания может платить и больше, но при превышении этих границ, придётся уплачивать налоги и взносы в фонды.

Что касается среднего заработка, то формула для его расчёта выглядит так:

Средний дневной заработок = все подходящие выплаты за расчётный период / количество отработанных дней за расчётный период

Для вычислений нужно взять период в двенадцать месяцев до месяца начала командировки.

Согласно текущим нормам, расходы на поездку должны оплачиваться работнику в виде аванса перед началом командировки. Сам сотрудник обязан по возвращению в офис предоставить подтверждающие затраты документы — чеки из гостиниц, автозаправок, билеты и т.п.

Если фактически затраты в поездке оказались ниже, чем предполагалось, то остаток средств сотрудник обязан вернуть. В противном случае, когда выданных в виде аванса средств не хватило, разницу компания должна компенсировать. Чтобы минимизировать вероятность возникновения таких ситуаций, в Положении о командировках стоит прописать ограничения по цене билетов и стоимости проживания в поездках. То есть билеты должны быть эконом-класса, номера в отеле — стандартные, а не люксовые и т.п.

Средний заработок в поездке выплачивается по аналогии с «обычной» зарплатой — в те же даты.

Заключение

Составить бюджет на командировки не трудно — основных статей расходов не так много, а текущие нормы позволяют гибко подходить к их оформлению. Однако важно помнить и о некоторых тонких моментах — например, включать компенсацию затрат в авансовый платёж перед поездкой, учитывать лимиты безналоговых сумм для суточных и прописывать границы затрат в командировке.