Сегодня поговорим о том, как должна выглядеть автоматизация командировок и как оценивать эффективность внедрения соответствующих инструментов.

Подключите онлайн-систему бронирования

Первое, с чего нужно начать — это выбрать одну из существующих на рынке систем бронирования. Вам нужен один поставщик тревел-услуг, иначе вы будете тратить много времени на объединение данных из разных источников и их сравнение.

Одна из самых функциональных и удобных систем для организации командировок – это OneTwoTrip for Business. С помощью нашей системы вы сможете получить доступ к тысячам вариантов поездок (авиа- и железнодорожных билетов) и отелей. Сотрудники, ответственные за организацию поездок, смогут оплачивать перелеты, переезды и проживания, а также генерировать отчетные документы из одного интерфейса.

Разработайте тревел-политику

Тревел-политика — это регламент, использующийся для организации деловых поездок. В этом документе прописываются все параметры командировки: как организуется перелёт, проживание и т.п. 

Для оптимизации расходов нужно как можно подробнее прописать лимиты затрат: насколько дорогие билеты можно покупать, какие номера в гостиницах бронировать. Также в тревел-политике указываются вещи, вроде случаев, в которых можно брать более дорогие билеты — например, есть риск отмены поездки, и в таком случае лучше взять более дорогой, но возвратный билет.

Помимо этого необходимо создать регламенты, которые помогут стандартизировать отчетность. Сотрудники должны чётко знать, какие подтверждения расходов им нужно будет предоставить по возвращению из командировки.

Используйте аналитику

Еще один важный плюс цифровых систем бронирования — возможность видеть изменения цен на билеты и гостиницы с течением времени. 

Для снижения расходов стоит анализировать цены по нужным вам направлениям, чтобы выявлять закономерности. Например, в разные дни недели или времена года стоимость перелётов в одни и те же города может серьезно отличаться. В том случае, если конкретные сроки не так критичны, наличие таких знаний позволит здорово сэкономить.

Важно и учитывать собственный опыт. Например, если в вашей компании поездки часто носят внезапный характер и также часто переносятся или отменяются, то с помощью системы бронирования вы сможете найти возвратные билеты — они будут дороже, но в итоге позволят снизить потери в случае срыва командировки.

Заключение

Автоматизация командировок и авансового отчёта — важный процесс, который состоит из нескольких этапов. Сначала вам нужно будет выбрать саму систему — о том, как это сделать мы писали здесь. Затем — разработать тревел-политику и регламенты для отчётности. Все это поможет серьезно оптимизировать скорость и стоимость командировок, а добиться даже лучших результатов можно будет с помощью аналитики.