Казалось бы, организация командировки сотрудника  – это понятный и устоявшийся процесс, который трудно серьезно улучшить. Зачем тогда внедрять новые инструменты для этого? В нашей новой статье мы сравним два способа организации деловых поездок работников – через офлайн тревел агентства и с помощью онлайн-системы бронирования OneTwoTrip for Business. Поехали!

Как все устроено: работа с агентством

Работа с традиционным тревел-агентством для организации деловых поездок обычно разбивается на несколько важных этапов:

• Постановка задачи. Прежде чем сотрудники агентства начнут искать варианты перелетов и размещения, необходимо сформировать заявку и прописать требования по количеству работников в поездке, лимитах по стоимости и т.п.
• Сбор информации. После получения вводных, агентство начинает собирать информацию и предоставляет варианты компании-заказчику.
• Финальный выбор и подтверждение. После того, как все согласования на стороне заказчика завершены, агентство получает ответ и может подтвердить наличие билетов и мест в гостиницах, а затем провести оплату.

В случае онлайн-системы бронирования деловых поездок схема взаимодействия серьезно отличается.

Схема работы OneTwoTrip for Business

После заключения договора представители компании-клиента получают доступ к интерфейсу системы бронирования, где могут подключать пользователей, назначать им права, чтобы они сами искали и бронировали поездки и проживание в соответствии со своими задачами.

Как это все позволяет улучшить весь процесс организации и согласования поездки?

Агентство vs система бронирования: 4 главных отличия

Использование системы бронирования командировок позволяет компаниям получить важные преимущества. Вот список основных плюсов: 

Оперативность и экономия

Каждый из этапов взаимодействия с тревел-агентством требует времени. Часто это приводит к ситуациям, когда после финального согласования оказывается, что билетов и отелей по такой цене уже нет. Приходится все согласовывать заново, а бизнес переплачивает за командировки.

При использовании системы бронирования OneTwoTrip for Business представители компании сами могут оперативно найти удобные им билеты и гостиницы и быстро забронировать в личном кабинете. Таким образом экономится время и бюджет, потому что компания не упускает выгодные варианты.

Более широкий выбор билетов и гостиниц

Ни у одного тревел-агентства нет доступа ко всем вариантам авиа, ж/д-билетов и размещений – как правило такие компании подключены к ограниченному количеству поставщиков данных. В итоге клиенты агентства могут даже не получать информацию о самых выгодных опциях и переплачивать. Частично решить эту проблему можно, заключив контракты сразу с несколькими агентствами, но анализ полученных от них данных будет очень трудоемким и длительным.

С OneTwoTrip for Business вы сразу получаете доступ ко всем существующим на рынке предложениям по бронированию билетов и отелей. В нашей системе бронирования собраны предложения по билетам от 800 авиакомпаний (включая чартеры), 2 млн отелей, а также в том же интерфейсе можно забронировать билеты на поезд.

Функции для составления сложных маршрутов и аналитика

Часто бывает так, что командировка охватывает несколько населенных пунктов. В случае агентства составить сложный маршрут, который будет включать перелеты, поездки на поездах и остановки в отелях – это очень сложная задача. Решить ее можно, но у вас не будет уверенности в том, что вы нигде не переплатили. 

В случае OneTwoTrip for Business интерфейс системы позволяет легко составить сложный маршрут, отсортировать выдачу по множеству параметров для анализа всех вариантов, и покажет календарь низких цен для выбора наиболее выгодных дат поездки.

Гибкость в работе

Тревел-агентства работают с определенными людьми на стороне заказчика, что не всегда удобно. В случае онлайн-системы бронирования администраторы системы могут использовать гибкие права доступа, чтобы дать возможность сотрудникам самостоятельно бронировать себе поездки в рамках лимитов и согласовывать их в один клик. При этом сотрудники могут указывать данные своих бонусных карт авиакомпаний для накопления миль, а администраторы – распределять транзакции по кост-центрам для более удобной отчетности.

Сама оплата также проходит моментально, тогда как в случае агентства компания-заказчик сначала переводит деньги ему, а уже затем происходят непосредственно транзакции бронирования. Заказывать закрывающие документы также нужно отдельно, а в OneTwoTrip for Business выгрузить их можно в личном кабинете.

OneTwoTrip for Business – современный и удобный инструмент для организации командировок. Наша система бронирования создавалась именно для бронирования деловых поездок поэтому она позволяет находить самые выгодные варианты, экономить время, и оптимизировать бизнес-процессы.