По возвращении из командировки сотрудник должен в течение 3 дней предоставить авансовый отчет. В нем нужно указать расходы и подтверждающие документы. 

Для возмещения средств за перелет работнику также понадобится собрать несколько официальных документов, подтверждающих факт перелета. Этот пункт важно соблюсти. В противном случае отдел бухгалтерии может отказать в компенсации трат в командировке.

Отчетные документы за перелет

Маршрутная квитанция

Все меньше авиакомпаний используют авиабилеты на бумажных бланках. Гораздо удобнее с электронными билетами. Чтобы подтвердить наличие купленного билета в базе данных, пассажиру выдается маршрутная квитанция. В ней указывается имя пассажира, номер рейса, стоимость билета, дата и время вылета, а также сам маршрут. 

Наличие маршрутной квитанции при регистрации на рейс не требуется. Так как авиакомпания уже владеет данными о пассажире, достаточно иметь паспорт.

Данная квитанция является документом строгой отчетности, поэтому важно ее не потерять и предоставить отделу бухгалтерию после прибытия.

Если билет куплен в авиакассе, маршрутная квитанция выдается на руки. Если онлайн — на указанную электронную почту.

Посадочный талон

На стойке регистрации в аэропорту пассажиру дают посадочный салон. На нем будет указано, что зона контроля пройдена и пассажир отправился в зону для посадки.

Этот документ подтверждает, что сотрудник действительно совершил полет по назначенному маршруту. Его также необходимо отдать в бухгалтерию, чтобы получить возмещение затрат на поездку.

Очень важно сохранить талон. Его потеря может сильно усложнить жизнь. Сотруднику придется самому связываться с авиакомпанией. Есть компании, которые отказывают в выдаче копии талона. В других компаниях эта услуга может быть платной. В любом случае будет потеряно много времени в ожидании ответа авиаперевозчика.

Кассовый чек

Казалось бы, маршрутная квитанция есть, посадочный талон — тоже. Но зачастую отделу бухгалтерии этого недостаточно. Необходим кассовый чек. Зачем? Как дополнительная подстраховка на случай поддельной маршрутной квитанции. 

Поэтому сохраните чек, который подтверждает покупку авиабилета. Если билет куплен в авиакассе с помощью банковской карты, сотрудник получит слип. Если же покупка произошла онлайн с банковской карты, сотруднику придется получить выписку по денежным средствам. Ее можно получить в банкомате или в офисе банка.