Для большинства авиа- и ж/д-компаний продажа билетов онлайн стала обычным делом. Однако, когда дело доходит до документального подтверждения расходов на проезд в командировке, не все проходит гладко.

Часто отдел бухгалтерии настаивает на бумажной документации. Тут возникает нестыковка. Многие сервисы, предлагающие выгодные билеты, давно используют в работе электронный документооборот (ЭДО).

Электронные документы имеют ту же юридическую силу

Согласно федеральному закону первичный учетный документ можно составлять в электронном виде. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью (ЭП). 

Электронные документы, подписанные с помощью простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП, имеют такую же юридическую силу, как и бумажный вариант с подписью ручкой. 

Чтобы подтвердить расходы на авиабилет, например, нужно предоставить:

• Маршрутную квитанцию. В ней указывается имя пассажира, номер рейса, стоимость билета, дата и время вылета, а также сам маршрут. 
• Посадочный талон. На его корешке будет указано, что зона контроля пройдена и пассажир отправился в зону для посадки. Посадочный талон подтверждает, что сотрудник действительно совершил полет по назначенному маршруту. 

Посадочный талон можно распечатать самостоятельно, получить его в пунктах регистрации или использовать электронный посадочный талон. 

Он должен содержать следующие данные:

• ФИО владельца;
• Дату и время отправления;
• Время окончания посадки на рейс;
• Номер рейса;
• Номер выхода на посадку;
• Номер посадочного места.

Финансовое ведомство в письмах сообщает, что нет конкретного перечня документов, который бы подтверждал факт и стоимость поездки или полета. 

В недавнем письме Минфина также указано, что налогоплательщик может предъявить любые документы для прямого или косвенного подтверждения расходов на командировку.

Что делать при утере посадочного талона

Электронная версия посадочного талона, равно как и бумажная, может быть утеряна. Например, смартфон могут украсть или обладатель его потеряет. В таком случае для подтверждения расходов на проезд придется обратиться в авиакомпанию и запросить копию посадочного талона. Порядок действий описан на сайтах авиаперевозчиков.

Есть и другой вариант. Попросить электронную справку с ЭЦП. Как говорилось выше, такая справка будет равноценна бумажной версии с подписью. И также может выступить косвенным доказательством расходов при утере посадочного талона.

Если нет справки

Еще раз напомним: в письме Минфина говорится, что подойдут любые документы. А значит и документы из ЭДО тоже. В OneTwoTrip, например, все подтверждающие документы отображаются в вашей системе ЭДО. Работа через ЭДО позволяет значительно упростить документооборот и избежать лишних трат.