Командированный сотрудник является подотчетным лицом. Это значит, что после командировки он обязан отчитаться за потраченные средства, предоставив авансовый отчет. Командированный также должен получить возмещение, если необходимо было потратить больше. Или наоборот, вернуть остаток, если он есть.

Бывает и так, что подотчетное лицо не предоставляет авансовый отчет в установленный срок. В этой статье мы расскажем, какие действия следует предпринять, если командированный не отчитался о своих расходах вовремя.

В какие сроки нужно предоставить отчет

Для получения денег на командировку, сотрудник пишет заявление, в котором указывает цель, то есть для чего ему нужны деньги. Чтобы заявление вступило в силу, оно должно быть подписано руководителем.

Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У было установлено, что с 31.10.2020 г. необязательно указывать сумму аванса и срок, во время которого планируются расходы. 

Также было исключено требование о сдаче авансового отчета в течение трех дней после возвращения из командировки. Это значит, что теперь отчитаться командированный должен в течение срока, который устанавливает работодатель. Это должно быть прописано во внутренних актах компании.

Дополнительно, работодателям теперь можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам. В таком случае необходимо написать ФИО, сумму и срок, во время которого планируются расходы, для каждого сотрудника.

Что делать, если сотрудник не предоставил авансовый отчет в срок

Случается, что командированный не предоставляет авансовый отчет в срок, указанный работодателем. Как это повлияет на компанию?

• Сумму, которую израсходовал командированный, не получится внести в расходы при расчете налога на прибыль. Это произойдет потому, что данные расходы не подтверждены документально;
• Во время налоговой проверки, сотрудники налоговой инспекции могут доначислить налоги. Если работодателя это не устраивает, придется разбираться в суде.
• Правила ведения кассовых операций будут нарушены.

Если сотрудник не вернул остаток средств после командировки, работодатель вправе удержать деньги из зарплаты командированного в течение месяца после окончания срока сдачи авансового отчета. Это возможно при условии, если сотрудник не оспаривает решение работодателя: основание удержания и сумму. 

Удержание средств с заработной платы также возможно, если у командированного не осталось средств после командировки. Работодатель удерживает средства, а после сдачи авансового отчета возвращает их.

Максимальная сумма удержания — 20% от каждой заработной платы сотрудника. Если сумма, которую не вернул работник больше, то удерживать зарплату придется в течение нескольких месяцев.

Выводы

Если сотрудник вовремя не сдал авансовый отчет, это говорит о проблемах дисциплины в компании, нежели о каких-либо нарушениях. Однако, важно понимать, что отсутствие документов на расходы грозит разбирательствами с налоговой инспекцией, что вряд ли кого-то обрадует.

Во избежание подобных проблем отделу бухгалтерии следует убедиться, что все сотрудники знают о внутренних актах, связанных с выдачей сумм под отчет.

Будет также не лишним напомнить сотрудникам о важности предоставления авансового отчета в срок.