У компании может появиться потребность отправить в деловую поездку сразу несколько сотрудников — например, для посещения отраслевого мероприятия, проведения тимбилдинга или бизнес-тренинга, прохождения спецподготовки в других филиалах компании и так далее. 

При оформлении групповой командировки возникает ряд вопросов, связанных с большим количеством командируемых сотрудников, в частности, как правильно бронировать билеты и проживание в гостинице. В этой статье мы даем ответы на эти вопросы, а также рассказываем, как можно сэкономить на бронированиях.

Форматы групповых командировок

В зависимости от цели, групповые командировки могут проходить в следующих форматах: 

Тимбилдинг, бизнес-тренинг

Выездные тимбилдинги это отличный способ улучшить взаимоотношения в коллективе, повысить компетенции сотрудников и увеличить их лояльность. Как правило, этот формат подразумевает участие большого количества сотрудников компании, в некоторых случаях, одного или нескольких отделов. Основное требование к оформлению такого мероприятия — оно не должно носить исключительно развлекательный характер, а должно иметь деловую направленность.

Обучение сотрудников

В отличие от формата тренинга, корпоративное обучение, как правило, более протяженно по времени. Например, компания может направить несколько сотрудников в один из своих филиалов в другом городе либо в партнерскую компанию для повышения квалификации или прохождения специального обучения. 

Выездная стратегическая сессия

Проведение выездных стратегических сессий — довольно распространенная практика среди топ-менеджмента компаний. Смена обстановки часто помогает взглянуть на ситуацию под новыми углами и способствует нахождению креативных решений. Кроме того, подобные сессии на “нейтральной территории” являются хорошим решением, если их участники работают в разных филиалах компании или подразумевается участие сторонних специалистов. 

Как бронировать билеты и отели на группу

Команда сотрудников, которая отправляется в поездку по служебным вопросам, оформляется единой командировкой. Соответственно, покупка билетов и бронирование проживания также подпадают под правила оформления командировок. Что же важно при этом учитывать?

Как правило, билеты и проживание в гостинице бронируются сразу на всю группу сотрудников, причем это может сделать как один их командируемых сотрудников, так и любой другой, который был назначен подотчетным лицом.

Для этого сотрудник пишет заявление на получение суммы для приобретения билетов и бронирования проживания для командируемых коллег на имя генерального директора. После покупки этот сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов (билеты, подтверждение бронирования, чеки и т. п.)

Групповое бронирование с One Two Trip for Business

Если вы пользуетесь системой бронирования One Two Trip for Business, то у вас есть возможность воспользоваться преимуществами группового бронирования авиабилетов. Групповым считается бронирование на 10 и более пассажиров, которые планируют совершить перелет на одном рейсе. 

При групповом бронировании вы можете получить специальный тариф и более выгодные условия, чем при раздельном бронировании. В частности, вам доступны следующие преимущества:

1. Одинаковая стоимость билетов для всех пассажиров.
2. Для бронирования не требуется предварительный список пассажиров. Вы можете впоследствии заменить пассажиров в бронировании.
3. При сокращении размера группы до 10% штрафы не применяются.
4. Оплату можно вносить поэтапно.
5. Возможность совместной рассадки членов группы еще до регистрации на рейс.
6. Для групп более 90 человек есть возможность предоставления отдельной стойки регистрации в аэропорту.
7. Бронировать билеты для группы можно за 12 месяцев до вылета.
8. Если в группе более 30 человек, авиакомпания может предоставить бесплатный билет для гида или лидера группы.

Сделать заказ для группы