Бывают случаи, когда компания отправляет сотрудника в деловую поездку на долгий срок — на полгода или даже больше. Перед тем как организовать её, нужно учесть нюансы, которые связаны с отпусками, расходами и зарплатой.

Сколько может длиться командировка по ТК РФ

Трудовой кодекс не устанавливает максимальный срок деловой поездки — можно отправить сотрудника в командировку хоть на несколько лет. Важно, чтобы такая поездка соответствовала всем критериям командировки согласно ст. 166 ТК РФ. А именно: у неё должен быть определённый срок. То есть сотрудник обязан знать, как долго ему предстоит исполнять рабочее поручение. 

При этом командировку можно продлить, если завершить работы вовремя не получилось или возникли дополнительные задачи. Закон не запрещает продлевать поездку несколько раз. При этом согласие на продление командировки от сотрудника не требуется, его инициирует работодатель. Отказаться нельзя: служебная поездка — это трудовая обязанность работника.
Таким образом, длительная командировка полностью законна. Главное — соблюсти все стандартные правила оформления деловой поездки.

Как платить сотруднику в длительной командировке

Здесь всё как с обычной командировкой — сотрудник будет получать не зарплату, а средний заработок. Как его рассчитать, мы писали в этой статье. 

Калькулятор среднего заработка

Отказаться от командировки из-за того, что средний заработок выходит меньше месячной зарплаты, нельзя. Но можно заранее согласовать все нюансы с сотрудником, чтобы избежать конфликта. Если размер командировочной компенсации его не устраивает, вы можете установить доплату до фактического заработка с помощью дополнительного соглашения к трудовому договору. По данным из письма Минфина от 03.12.2010 №03-03-06/1/756, такие расходы можно принять к налогообложению. В любом случае, доплачивать деньги или нет — решение компании.

Помимо среднего заработка работодатель оплачивает суточные, расходы сотрудника на жильё и проезд до места командировки. Их нужно перечислить заранее, авансом — согласно п. 10 Положения о командировках.
Если работник едет за границу, работодатель возмещает расходы на визу и загранпаспорт, консульский сбор, а также расходы на медицинское страхование.

Как оформить отпуск, если сотрудник находится в длительной командировке

По закону нельзя быть в отпуске и в командировке одновременно. А сотрудник может находиться в деловой поездке год или даже больше. Решить это можно двумя способами:

1. Перенести отпуск сотрудника на время, когда он вернётся из командировки. В этом случае прерывать деловую поездку не придётся, но от сотрудника понадобится письменное заявление на перенос. Необходимо «отгулять» перенесённый отпуск вовремя — не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Иначе компании грозит штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. 
   
2. Прервать командировку. То есть выпустить приказ об отмене поездки, а потом — оформить её заново. Это трудозатратно для бухгалтерии, но сотрудник имеет полное право уйти в отпуск согласно заранее утверждённому графику, даже если находится в деловой поездке. Кроме того, нужно учесть, что некоторые категории сотрудников могут уйти в отпуск в любое удобное время, если у них есть льготы в соответствии с ч.4 ст. 123 ТК РФ.

Можно ли сотруднику взять семью в командировку

Иногда сотрудники предпочитают брать с собой в длительные поездки членов семьи. ТК РФ не запрещает родным поехать в командировку вместе с работником, но все расходы за проезд и проживание несёт он сам. 

Важно, чтобы сотрудник разделял расходы. Например, отдельно покупал билеты на самолёт для себя, а отдельно — для семьи. С отдельными чеками будет проще обосновать затраты в деловой поездке для налоговой. 

Любой гражданин РФ, который выезжает за пределы своего города и проводит в другом российском регионе больше 90 дней, должен оформить регистрацию по месту пребывания. В ином случае его оштрафуют по ст. 19.15.2 КоАП РФ.

Если сотрудник останавливается в гостинице, регистрацию оформит администрация отеля. Если он снимает квартиру или дом, нужно будет попросить сделать это собственника.

В других странах существуют свои требования к временной регистрации. Стоит узнать их до того, как сотрудник окажется за границей, чтобы работника не оштрафовали или не депортировали. 

Зарубежная командировка и НДФЛ

Если командировка в другую страну продлится больше 183 дней, работник перестанет быть налоговым резидентом РФ. Это значит, он должен будет платить более высокий НДФЛ, чем остальные граждане: не 13%, а 30%. При этом бухгалтерии стоит учесть, что согласно п. 6 ст. 226 НК РФ в ред. ФЗ от 27.11.2023 № 539-ФЗ с 1 января 2024 года НДФЛ нужно платить дважды в месяц.

Кроме того, сотрудник, который более полугода отсутствует в России, не сможет получать налоговые вычеты: они предоставляются только тем сотрудникам, которые платят НДФЛ 13%. Что ещё важно: если вы заводите корпоративную зарубежную карту, чтобы сотрудник расплачивался ей за границей, необходимо уведомить об этом ФНС не позднее чем через 30 дней после открытия счёта.