Иногда сбор закрывающих документов по командировке становится проблемой для бухгалтерии: сотрудник может потерять чеки или долго не передавать документы. А ведь на предоставление авансового отчёта по закону даётся всего три дня. Рассказываем, как ускорить передачу документов с помощью «OneTwoTrip для бизнеса».

Как сократить время на сбор закрывающих документов

Если сотрудник самостоятельно бронирует билеты и отель или апартаменты как физлицо, он вынужден хранить все отчётные документы в своей электронной почте или в бумажном виде. При этом он может случайно удалить письмо с кассовым чеком или маршрутной квитанцией. А посадочный талон, который выдают в аэропорту, довольно легко потерять. В этом случае у бухгалтерии не получится учесть эти расходы при расчёте налога на прибыль.

Когда компания подключает «OneTwoTrip для бизнеса», все необходимые для отчётности документы автоматически появляются в кабинете в сервисе. Бухгалтер сможет зайти туда скачать их в любой момент, и не придётся постоянно напоминать работнику про необходимость принести чеки и талоны.

Дальше мы рассмотрим, какие закрывающие документы из командировки нужно сдавать в бухгалтерию и как вы можете получить их, не дожидаясь сотрудника.

Документы, которые подтверждают проезд до места командировки

Если работник летит на самолёте

Маршрутная квитанция. Её выдают, чтобы подтвердить наличие пассажира в базе данных авиакомпании. В ней указывается имя, номер рейса, стоимость билета, дата и время вылета, а также город прибытия.

Квитанция хранится на электронной почте сотрудника или в бумажном виде, если он покупал билет в кассе.

Как скачать маршрутную квитанцию из личного кабинета «OneTwoTrip для бизнеса»

1. Зайдите в кабинет в раздел «Заказы» и нажмите на оплаченный авиабилет.
2. На странице заказа вы найдёте электронный билет в формате pdf. Он появляется в личном кабинете сразу после оплаты.
3. Нажмите на электронный билет и скачайте его.

Посадочный талон. Сотрудник получает его в бумажном виде после регистрации на рейс. С помощью посадочного талона можно подтвердить, что работник действительно прибыл в аэропорт и совершил перелёт по указанному маршруту.

Как скачать посадочный талон из личного кабинета «OneTwoTrip для бизнеса»

1. Зайдите в кабинет в раздел «Заказы» и нажмите на оплаченный авиабилет.
2. На странице заказа отобразится «Справка о перелёте», которую можно скачать.

Кассовый чек. Это свидетельство оплаты проезда. Обычно чек приходит на электронную почту работника, если он оплатил билет личной банковской картой, или хранится на руках, если покупка была сделана офлайн.

Если вы покупаете авиабилет через «OneTwoTrip для бизнеса», электронный чек отправится на электронную почту покупателя. Он формируется сразу после покупки билета.

Если сотрудник путешествует на поезде или автобусе

Билет на поезд или автобус, который куплен в кассах или через онлайн-сервис, подтверждает факт поездки и маршрут, по которому следует сотрудник. 

Как скачать электронный билет из кабинета «OneTwoTrip для бизнеса»

Электронные билеты на автобусы и поезда отображаются в разделе «Заказы» сразу после оплаты, как и авиабилеты. Их можно скачать на странице оплаченных заказов. 

Кассовый чек. Обычно чек приходит на электронную почту работника, если он оплатил билет личной банковской картой, или хранится на руках, если покупка была сделана офлайн.

Если вы покупаете билет на поезд или автобус через «OneTwoTrip для бизнеса», электронный чек придёт на электронную почту покупателя.

Документы, которые подтверждают проживание сотрудника в командировке

Чтобы подтвердить проживание в отеле, работник должен сдать в бухгалтерию:

Договор об оказании гостиничных услуг. В нём должны содержаться реквизиты исполнителя, ИНН, Ф.И.О. и данные проживающего сотрудника, сведения о виде и категории гостиницы, цене и количестве забронированных номеров, а также период проживания и расчётный час.

При онлайн-заказе юридическим аналогом договора считается ваучер (подтверждение оплаченного бронирования), который гостиница направляет сотруднику на электронный адрес.

Как скачать ваучер из личного кабинета «OneTwoTrip для бизнеса»

Этот документ появляется в кабинете сразу после оплаты бронирования. Найти его можно в разделе «Заказы». Для этого надо выбрать вкладку с оплаченной бронью и скачать электронный ваучер, который отобразится на странице. 

Акт об оказании гостиничных услуг. Формируется, если сотрудник заказывает билеты не через сайт отеля напрямую, а через сервис-посредник. Он становится доступен после выезда гостя из отеля. В кабинет данный документ выгружается в зависимости от периодичности предоставления закрывающих документов. Это может быть ежемесячно, еженедельно или каждый день — условия обсуждаются с клиентом индивидуально.

Кассовый чек, подтверждающий оплату за проживание. Придет на электронную почту гостя, который останавливается в отеле.

Если вы бронируете проживание через «OneTwoTrip для бизнеса», и выбранный отель, является налоговым резидентом РФ, гость получит два чека при оплате заказа сразу на сайте:

• чек на предоплату, который придёт на электронный адрес после бронирования в качестве подтверждения;
• чек о полном расчёте, который придёт на электронный адрес после выселения из отеля.

Важно: в сервисе «OneTwoTrip для бизнеса» все билеты и ваучеры дублируются в разделе «Документы». Это удобно, если у бухгалтеров нет доступа к заказам компании.