Если сотрудник отправляется в деловую поездку, работодатель обязан компенсировать расходы на проезд и проживание, а также другие издержки, связанные с командировкой. В материале рассказали, входят ли в этот перечень дополнительные траты, возникающие во время перелёта. 

Что точно подлежит компенсации 

Компания в обязательном порядке возмещает расходы на проезд до места командировки (ст. 168 ТК РФ). Поэтому оплаченные авиабилеты точно подлежат компенсации. 

Главное, чтобы сотрудник предоставил подтверждающие документы: маршрутную квитанцию (в «OneTwoTrip для бизнеса» она формируется автоматически после покупки билета, и его можно скачать в личном кабинете) и посадочный талон (в «OneTwoTrip для бизнеса» он станет доступен в течение 3 дней с момента прилёта). 

Как учитывать другие расходы при перелёте

Сервисные сборы. Обычно входят в стоимость авиабилета, которая должна быть компенсирована работнику в составе расходов на проезд.

Страхование перелёта. Есть два вида страхования: обязательное и добровольное. Обязательная страховка не оплачивается сотрудником, все взносы платит компания.

Однако сотрудник может дополнительно купить полис добровольного страхования, который покрывает больше случаев, например, задержку рейса, отмену поездки из-за форс-мажора и несчастные случаи во время полёта. Обычно авиакомпании предлагают купить её отдельно от авиабилета. 

Покупка добровольного страхования — личное желание работника. Возмещать расходы в этом случае не нужно. Но компенсация возможна, если заранее согласовать эти траты с работодателем и включить их в иные расходы (ч.1 ст. 168 ТК РФ). Перечень подобных  расходов стоит заранее прописать в локальном положении о командировках. 

Выбор места на борту. Здесь ситуация, как со страховкой: данная опция — добровольное решение. Сотруднику не обязательно платить за эту услугу, он может бесплатно зарегистрироваться на рейс и выбрать место среди оставшихся свободных. Однако, если работодатель ценит комфорт сотрудника и считает такие расходы допустимыми, следует зафиксировать возможность за отдельную плату выбрать место в положении о командировках. Так вы сможете включить эту услугу в расходы при расчёте налога на прибыль.

Питание в самолёте. В законодательстве не предусмотрена компенсация расходов на питание во время поездки до места командировки. Если сотрудник приобретает еду или напитки в самолёте, он может взять деньги из суточных, которые выдал ему работодатель. Другой вариант — зафиксировать обязанность возмещать расходы на питание в самолёте в положении о командировках и прописать конкретные ситуации, когда это необходимо (например, если на борту не предоставляют питание). 

Провоз багажа. Если доплата за багаж включена в стоимость билета, она компенсируется в составе расходов на проезд. Но если сотрудник берёт с собой дополнительный багаж, который нужно оплачивать отдельно, или требуется внести деньги за перевес, такие расходы не компенсируются. Исключение — производственная необходимость: например, если сотрудник везёт с собой товар, выставочные образцы или строительные материалы. 

Можно ли включать дополнительные услуги в расходы при расчёте налога на прибыль

Да, такие услуги можно включать в расходы, если они экономически обоснованы и подтверждены документально. Перечень командировочных расходов открыт (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в нём нет конкретных наименований дополнительных услуг в перелёте. Поэтому вы сможете включить в расходы провоз багажа сотрудника, добровольное страхование, питание или выбор места в самолёте — при условии, что возмещение предусмотрено локальным положением о командировках и сотрудник предоставил все подтверждающие документы (чеки и квитанции).   

Итоги