Организация бизнес-поездок — непростая задача, и даже если в вашей компании этим занимается отдельный сотрудник, всё равно велика вероятность ошибок из-за недопонимания или простой невнимательности. Поэтому оптимальный вариант — пользоваться специальным решением для организации командировок. Сегодня рассмотрим ряд вопросов, на которые нужно ответить при выборе.

Удобен ли сервис?

Решение нужно такое, чтобы им было удобно пользоваться. Во-первых, простой и понятный дизайн, не перегруженный лишними вкладками и кнопками, чтобы сократить вероятность ошибок. Во-вторых, важно, чтобы в одном месте можно было и билеты купить (причём не только на самолёт, но и на поезд), и номер в отеле забронировать — не стоит выбирать нишевые решения под каждую задачу, лучше, чтобы сервис закрывал их все.

Все ли билеты и отели доступны?

Многие считают, что отдельное решение для организации командировок не нужно, ведь всегда можно обратиться в тревел агентство для корпоративных клиентов. Но дело в том, что у агентств, работающих в сегменте b2b, ассортимент авиабилетов и отелей обычно меньше, чем у сервисов, обслуживающих физлиц. Дело в том, что агентства чаще всего сотрудничают с ограниченным числом поставщиков.

Так что, выбирая, где организовывать поездку, убедитесь, что вам доступно максимально возможное количество вариантов. Можно просто вручную поискать билеты по нужному направлению в обычном сервисе, например, в OneTwoTrip, а потом сравнить результаты с вариантами, предложенными агентом или решением.

Сколько стоит решение? Есть ли пробный период?

Агентства берут комиссию, а многие сервисы — абонентскую плату (и, кстати, комиссии за билеты тоже). Изучите тарифы и ценовую политику, узнайте, как они меняются (например, если подключить к сервису больше пользователей или бронировать больше билетов). Идеально, если есть возможность потестировать функции до покупки: так вы оцените, покрывает ли решение все ваши задачи, и не потеряете деньги.

Можно ли его масштабировать?

Возможно, сегодня в вашей компании не слишком много людей или командировки организуются сравнительно редко. Но существует вероятность, что так будет не всегда. Важно, чтобы решение справлялось не только с текущими объёмами, но и давало возможность эффективно планировать в десять раз больше поездок. 

Удобно ли будет просматривать в интерфейсе сотню командировок? Как организован поиск? Есть ли возможность подключить к решению нескольких администраторов или дать доступ сотрудникам? Все эти моменты стоит учесть сразу.

Как работает служба поддержки?

Качественная служба поддержки — это один из важнейших моментов, когда речь идёт о путешествиях. Рейсы переносят или отменяют, отель отказывается заселять группу людей или менять номер, да и при организации могут возникнуть вопросы (как оплатить? почему я не вижу в системе свою бронь?). 

Важно, чтобы операторы были доступны круглосуточно и по удобным каналам связи. Если служба поддержки работает с 9 до 18 и отвечает только по телефону, вероятнее всего, срочный вопрос решить будет некому.

Как происходит оплата?

В небольших компаниях сотрудники часто оплачивают билеты и отели своей картой или картой директора, а потом возвращают деньги через бухгалтерию. Помимо того, что это вряд ли удобно бухгалтерам, это ещё и невыгодно: таким образом невозможно вернуть НДС за билет. Так что выгоднее всего платить по безналичному расчёту от юридического лица. Удостоверьтесь, что в выбранном решении есть такая опция, например, можно перевести деньги на депозит или расплачиваться корпоративной картой.

Как контролировать расходы?

Если сотрудники сами покупают себе билеты или бронируют отели, важно, чтобы сервис давал возможность устанавливать лимиты. Конечно, ситуации, когда рядовой менеджер покупает за счёт компании билет в бизнес-класс, в реальной жизни встречаются не так часто, но на практике многие сотрудники не считают разницу в несколько тысяч рублей принципиальной для бизнеса. Однако при большом количестве командировок она может быть весьма весомой. 

Поэтому проверьте, что в решении можно настроить лимиты по стоимости билетов и отелей (а возможно, и по количеству звёзд) в соответствии с тревел-политикой вашей компании. Важно, чтобы эта настройка была максимально гибкой, то есть лимит устанавливался для групп сотрудников или даже для каждого человека в отдельности.

Как получить закрывающие документы?

Решения по планированию поездок хороши ещё и тем, что берут на себя множество бумажной работы. Удостоверьтесь, что в выбранный вами сервис формирует закрывающие документы: вся информация о стоимости билета или брони отеля автоматически включается в нужную форму. Удобно, если к определённым разделам сервиса можно сразу дать доступ бухгалтерам и юристам.

Оптимальное решение

OneTwoTrip for Business соответствует всем перечисленным критериям.

• Простой интерфейс. Поиск не отличается от привычных сервисов для покупки билетов и бронирования отелей. 
• Множество вариантов: билеты более 800 авиакомпаний, 2 миллиона отелей по всему миру и ж/д билеты по России и Европе.
• Нет комиссий или скрытых платежей. Цена, показанная в результатах поиска, окончательная.
• Сервис бесплатный.
• Цены на OneTwoTrip for Business ниже, чем при покупке таких же билетов и бронировании отелей через сервисы для физических лиц.
• Оплата корпоративной картой или с депозита.
• Все закрывающие документы доступны в личном кабинете.
• Служба поддержки работает круглосуточно без выходных и праздников.