Командировка — сложное мероприятие, организация которого включает в себя множество шагов. На каждом из них компания может как решить свои бизнес-задачи так и впустую потратить много денег.

Избежать таких проблем помогает документ под названием тревел-политика. Сегодня мы поговорим о том, зачем она нужна, и как составить такой документ для вашей компании.

Первый этап: определитесь с целями

Тревел-политика — это документ, который регламентирует командировки. Но у деловых поездок могут быть разные цели, и подходить к организации и оценке таких поездок нужно по-разному.

Компания может использовать командировки для решения разных задач. Тревел в сегменте b2b делится на два важных блока. Один из них — развитие бизнеса. К этому типу относятся поездки на конференции, для участия сотрудников в выставках или переговорах с потенциальными клиентами.

Вторая важная группа командировок — это путешествия для поддержания активности компании в нужном регионе. К ним относятся, например:

• выездные проверки,
• обучение сотрудников филиалов в других городах,
• встречи с локальными партнерами и т.п.

Очевидно, поездки каждого типа важны. При этом, немедленная ценность для бизнеса у них разная — проведенный тренинг для сотрудников филиала не даст столь же высокую отдачу как удачные переговоры по контракту на несколько миллионов.

Поэтому если в первом случае можно говорить о снижении затрат на поездку как об одной из главных целей, то во втором случае в приоритете должна быть скорость передвижения и комфорт человека, от которого зависит, получит ли компания много денег.

После того, как вы составите список с целями поездок, уже можно переходить к конкретному описанию организации командировок каждого выбранного типа.

Реализация: подбирайте параметры в соответствии с целями

Чтобы сразу отнести командировку к определенному типу на основе её цели, можно создать свой образец документа, в котором будут предусмотрены коды для разных поездок. Дальнейшие параметры, которые нужно отслеживать согласно регламенту, должны зависеть от этого кода.

Например, если поездка относится к типу поддерживающие бизнес, то здесь можно ставить задачу экономии денег. Тогда стоит заложить требования по поиску оптимальных вариантов поездки и проживания с точки зрения цены. Важно и указать время, за которое должна быть забронирована командировка — это также помогает сэкономить.

По статистике OneTwoTrip, цена авиабилета за пару дней до вылета может быть на 50% выше, чем при бронировании за 2-3 месяца. С поездами и отелями похожая ситуация — при покупке «здесь и сейчас» они стоят, в среднем, на 20% дороже, чем при бронировании заранее.

В некоторых случаях в тревел-политику включают требование по изучению альтернативных вариантов поездки. Например, возможна ситуация, когда благодаря удачной акции перевозчика добраться в нужный город можно не на самолёте, а на скоростном поезде. Это займёт не сильно больше времени, уровень комфорта для сотрудника останется прежним, а компания сможет сэкономить.

Нужно помнить и о том, что в поездке сотруднику компания платит не только средний заработок, но и суточные. Если нужно сэкономить, то длительность поездки не должна быть слишком высокой. Например, отводить на поездку в соседнюю область больше одного-двух дней, если задача сотрудника не очень сложна, явно не стоит — всё это также можно предусмотреть в тревел-политике.

Соответственно, при организации срочных поездок, и особенно командировок для развития бизнеса, можно фокусироваться на параметрах, вроде времени в пути, удаленности места проживания от района, где проходят встречи и т.п.

Заключение: контроль очень важен

Тревел-политика — это документ, который позволяет ввести чёткие регламент организации деловых поездок разных типов. Однако эффективно работать в долгосрочной перспективе любой регламент будет только при должном контроле.

Поэтому в документ важно прописать и то, какие документы нужны для отчётности по каждой поездке — сюда должны входить доказательства затрат. Также в тревел-политике стоит прописать людей, которые имеют доступ к системе бронирования перелётов и отелей. Это позволит избежать ситуаций, когда незнакомый с политикой сотрудник купил билет по своим предпочтениям.