В последнее время набирает популярность каршеринг, то есть краткосрочная аренда автомобилей с поминутной тарификацией. Обычно эту услугу используют для перемещения по городу как альтернативу такси или общественному транспорту. В этой статье мы рассмотрим, может ли сотрудник пользоваться каршерингом во время служебной поездки и как компенсируются эти затраты.  

Как пользоваться каршерингом в командировке

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель должен компенсировать сотруднику затраты на транспорт в командировке, в том числе на аренду автомобиля. При этом выбор конкретного способа передвижения законом не регламентируется — поэтому о возможности пользования услугами каршеринга сотрудник договаривается с работодателем напрямую. 

Если сотрудник передвигается по городу на арендованном авто, ему необходимо будет предоставить бухгалтерии подтверждающие документы, такие как договор аренды, чеки об оплате поездок, скриншоты маршрутов из мобильного приложения каршеринга. 

В некоторых случаях сотруднику может также понадобиться написать служебную записку, в которой он должен указать цель поездки, ее маршрут, стоимость и обосновать необходимость использования каршеринга.

После возращения из командировки сотрудник вносит траты на каршеринг в авансовый отчет, который вместе с подтверждающими документами передает в бухгалтерию.

Как оплатить расходы на каршеринг в командировке

При аренде каршерингового автомобиля сотрудник оплачивает поездку через мобильное приложение с помощью привязанной к нему банковской карты. 

Компенсировать эти траты работодатель может либо до начала командировки, включив их в авансовый платеж, либо после того, как сотрудник укажет точную сумму в авансовом отчете и подтвердит траты документально. 

Эти выплаты считаются целевыми расходами на проезд во время командировки и не облагаются НДФЛ.

Если сотрудники регулярно пользуются каршерингом в служебных поездках, компания может заключить договор с организацией, предоставляющей такие услуги. В этом случае все поездки сотрудников на каршеринге оплачиваются непосредственно с корпоративного счета предприятия.