Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, в обязанности работодателя входит возмещение транспортных расходов в командировке. При этом служебной командировкой считается поездка с целью выполнения задания вне места постоянной работы. То есть, если работа сотрудника сопряжена с постоянными разъездами, это не будет расцениваться как командировка. 

Рассмотрим, какие расходы на проезд в командировке должны компенсироваться в обязательном порядке и как это правильно сделать.

Какие расходы на транспорт в командировке компенсируются

Прежде всего, работодатель должен возместить стоимость билетов до места назначения и обратно. Это могут быть билеты на следующие виды транспорта:

• Воздушный транпорт (перелет в салоне эконом-класса);
• Железнодорожный транспорт (проезд в купе в скором поезде, проезд в метро);
• Автомобильный транспорт (кроме такси);
• Водный транспорт (проезд в каюте 5 уровня морского судна, каюте 3 класса речного судна, каюте 1 класса на паромной переправе).

Помимо этого, согласно Положению о служебных командировках, работодателю необходимо оплатить проезд сотрудника на транспорте общего пользования до станции, пристани или аэропорта и обратно, если они находятся за чертой города.

Также компенсируются расходы на проезд в общественном по городу во время командировки, связанные с выполнением служебного задания (например, проезд от гостиницы до места проведения мероприятия или деловой встречи). При этом проезд на такси возмещается только по предварительному согласованию с работодателем.

Оплата транспортных расходов в командировке

Оплата проезда в командировке производится за счет авансовых средств, выданных сотруднику перед поездкой. 

После возвращения из командировки сотрудник обязан в течение трех дней предоставить авансовый отчет с указанием статей расхода, в том числе на транспорт. К отчету необходимо приложить билеты, чеки и квитанции, чтобы документально подтвердить свои расходы.

Все подтвержденные транспортные расходы подлежат компенсации, которая не облагается НДФЛ. В случае, если сотрудник по какой-то причине не предоставил подтверждающие документы (потерял или забыл взять квитанцию), проезд компенсируется по минимальному тарифу.

В случае служебной поездки на личном автомобиле сотруднику компенсируются расходы на бензин и техническое обслуживание — также на основании чеков.

В случае зарубежной поездки сотруднику дополнительно возмещаются траты на оформление визы, медицинской страховки и иные обязательные платежи.