Ранее в нашем блоге мы рассказывали о том, как оформлять деловые поездки, а сегодня подробнее поговорим о том, какие документы нужны для оформления командировки.

Какие документы нужны для оформления командировки

В 2019 году перечень документов для оформления командировки выглядит так:

• приказ — этот документ закрепляет сам факт командировки;
• служебное задание — его подписывает руководитель сотрудника, в документе содержится информация о целях поездки и задачах командированного (эти данные можно внести в приказ и не заполнять отдельное задание);
• расходный кассовый ордер — на основании приказа работник получает аванс для покрытия расходов, эту выплату нужно оформить;
• согласие на работу в выходные — если вы знаете, что сотрудник будет выполнять служебное задание в том числе и в выходные, понадобится его письменное согласие (если работа будет идти в обычное время, эта бумага не нужна);
• авансовый отчёт — по возвращению работника из командировки он должен сдать авансовый отчет, к которому прикладываются все документы, подтверждающие затраты.

Рассмотрим необходимые документы подробнее.

Приказ о направлении в командировку

До 2015 года российские компании были обязаны отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь нужно заполнять лишь приказ. Причем компания вправе разработать форму документа самостоятельно, также можно воспользоваться унифицированной формой Т-9.

Подробно составление этого документа мы рассматривали в нашей статье. Вкратце, он должен содержать следующие сведения:

• полное наименование организации;
• ФИО сотрудника, его должность и код подразделения;
• место назначения;
• длительность командировки;
• цель поездки и ее основание (служебное задание)

Служебное задание

В настоящий момент заполнение отдельного служебного задания — не обязательно. Входящие в него данные могут быть внесены сразу в приказ, однако часто для облегчения отчетности специалисты по кадровому администрированию предпочитают использовать бланк служебного задания.

Для этого документа также существует унифицированная форма Т-10а. Заполнять её нужно в два этапа. Первый из них осуществляется ещё до старта командировки: в документ вносится информация об организации, бланку присваивается порядковый номер, данные о работнике и его отделе, параметры командировки. Обычно всю эту информацию заполняет сам сотрудник.

После его возвращения из поездки уже его руководитель завершает заполнение служебного задания. Он перечисляет выполненные в ходе поездки задачи и вносит резюме об итогах в специальную графу.

Аванс и расходный кассовый ордер

Работодатель обязан не просто сохранить за сотрудником его место и выплачивать средний заработок во время поездки, но и оплачивать возникающие в ходе командировки расходы. Для этого необходимо выплачивать аванс на командировку. Мы рассматривали правила выплаты аванса в одной из предыдущих статей. 

Жестких правил для выплаты аванса нет, но операцию нужно провести верно. Для этого необходимо составить расходный кассовый ордер. В нём должна содержаться информация об операции (строка «Основание») и список прилагаемых документов (строка «Приложение»). Также в документе должны быть данные компании (код по ОКПО), дата ордера, подписи главного бухгалтера и сотрудника, получающего аванс.

Согласие на работу в выходной день (не обязательно)

Если сотрудник уезжает в командировку или будет работать в том числе в выходные или праздничные дни, он должен дать на это письменное согласие. Единой формы этого документа не существует, так что можно составлять его в произвольном виде.

Главное помнить, что существуют категории сотрудников, которых в принципе нельзя вызывать на работу в выходные. К ним относятся несовершеннолетние сотрудники, беременные женщины, родители, воспитывающие маленьких детей (до трех лет), люди с ограниченными возможностями.

Авансовый отчёт

После возвращения сотрудника из командировки, он должен заполнить авансовый отчёт. Этот документ нужен для того, чтобы отчитаться за потраченные на поездку деньги. Для авансового отчёта существует унифицированная форма N АО-1.

Этот документ должен содержать следующие сведения:

• название компании;
• дату и номер отчёта;
• отдел и должность командированного сотрудника;
• причину поездки;
• сумму аванса.

К документы прикладываются различные подтверждения затрат — о них мы подробно рассказывали здесь.

Заключение

Как видно, в настоящее время документы необходимые для оформления командировки составить совсем нетрудно, и сам их список невелик. В него входят приказ, служебное задание, расходный ордер для аванса и авансовый отчёт, а также необязательные документы, вроде согласия на работу в выходные.