Законодательство РФ разрешает сотрудникам добираться до места командировки на служебном автомобиле. Рассказываем, как подготовиться к поездке и собрать все необходимые документы.

Как оформить командировку на служебном транспорте

1. Выпустить стандартный приказ о командировке. В нём необходимо прописать, что сотрудник отправится в поездку на служебном транспорте, и указать марку и государственный номер закреплённого автомобиля.
2. Выдать сотруднику суточные и деньги на проживание. Расходы на топливо, мойку и химчистку нужно компенсировать после возвращения сотрудника из командировки — после того, как он предоставит подтверждающие чеки.

Как подтвердить сроки пребывания сотрудника в командировке

Если сотрудник передвигается на служебном транспорте, срок командировки подтверждают не билеты на поезд, самолёт или автобус, а служебная записка. Это указано в абз. 2 п. 7 Положения № 749. 

Служебная записка составляется работником в свободной форме. В ней необходимо указать даты, в которые сотрудник находился в командировке, а также марку и номер служебного автомобиля.

Также в записке можно сделать отдельное поле для отметок принимающей стороны. В этом случае начальник кадровой службы организации, куда командирован работник, самостоятельно укажет в записке время прибытия и отъезда сотрудника. Главное — взять документ с собой в поездку.

После завершения командировки к служебной записке нужно приложить документы, которые подтвердят использование транспорта: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки.

Документы, которые нужны для подтверждения расходов

Путевой лист. Он нужен для учёта маршрута и количества потраченного топлива. Без путевого листа ФНС не причислит расходы на эксплуатацию машины к командировочным. Кроме того, если у сотрудника не будет при себе путевого листа, ГИБДД имеет право выписать штраф в размере 500 рублей по ст. 12.3 КоАП РФ.

Порядок оформления путевого листа описан в Приказе Министерства транспорта РФ от 28 сентября 2022 г. N 390. Если кратко, в путевом листе должны содержаться сведения о собственнике автомобиля, водителе, цели поездки и самом транспортном средстве. Также в путевой лист нужно внести количество километров пробега на начало и конец поездки по данным одометра.

Стандартного бланка путевого листа не существует. Каждая организация формирует его самостоятельно.

Маршрутный лист. В него нужно включить пункты отправки и прибытия, запланированные остановки и время, потраченное на дорогу от пункта до пункта. 

Отличие маршрутного листа от путевого в том, что в первом указывается, куда едет автомобиль, а во втором — допущен ли водитель к поездке и сколько топлива израсходовано. 

Стандартного бланка маршрутного листа тоже не существует — компания составляет его на своё усмотрение.

Чеки на ГСМ (горюче-смазочные материалы) и квитанции из автосервисов. Это расходы на бензин, газ, масла, ремонт и другое — всё, что понадобится в поездке для обслуживания машины.

Что нужно сделать перед поездкой на служебном транспорте: медосмотр и техосмотр

Пройти медосмотр. Каждый водитель, который пользуется служебным транспортом, должен получить заключение врача. Это указано в п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Информация о прохождении медосмотра заносится в путевой лист. 

Пройти техосмотр. Перед тем, как отправить сотрудника в деловую поездку на служебном транспорте, автомобиль нужно тщательно проверить. Сведения о техосмотре заносят в путевой лист.

Если автомобиль сломался или сотрудник попал в ДТП

Согласно ст. 21 ТК РФ, сотрудник должен сообщить работодателю о ситуации, которая угрожает его жизни и здоровью. А если автомобиль сломался, поставить его в известность о порче имущества организации.

Если произошло столкновение. На дорожно-транспортные происшествия, где фигурирует служебный автомобиль, распространяются стандартные правила дорожного движения. Поэтому, если произошло столкновение, сотруднику нужно последовательно выполнить действия из п. 2.5, 2.6, 2.6.1 ПДД РФ.  

Если ДТП случилось по вине работника, штрафы оплачивает компания, которая командировала его в поездку. Но у неё есть право взыскать с сотрудника часть суммы после того, как будет возмещён ущерб.

Пострадавший работник может выйти на больничный. Кроме того, он имеет право на компенсацию суточных и расходов на жильё за время нетрудоспособности — например, если сломал ногу и вынужден временно проживать в гостинице. 

Если произошла поломка. Сотрудник должен обратиться в автосервис, согласовать расходы с компанией, а после возвращения из командировки — предоставить чеки. Тогда компания компенсирует затраты на ремонт.

Документы после командировки

Отчитаться за командировку на служебном транспорте — сложнее, чем на общественном. Помимо стандартного авансового отчёта нужно предоставить бухгалтерии все перечисленные выше документы: служебную записку, путевой и маршрутный листы, чеки на ГСМ и квитанции из автосервиса. Если сотрудник едет на поезде или летит на самолёте — понадобятся только билеты.

Если документов не будет — налоговая инспекция не признает расходы на служебный автомобиль обоснованными. А значит, пересчитает налоги организации и начислит пени.