В последний месяц отрасль бизнес-путешествий начала оживать: компании активно отправляют сотрудников в поездки по России, всё больше зарубежных стран открывают свои границы для граждан нашей страны. Это значит, что вскоре начнёт восстанавливаться и поток сотрудников, командированных в за границу.

В чём отличаются такие поездки от командировок по России? Отвечаем на основные вопросы в нашей новой статье.

Какие подтверждающие документы нужны в каждом случае

Согласно текущим правилам, сам процесс оформления деловой поездки по России и за границу не отличается. Для правильного оформления понадобится ряд действий:

• составить приказ о командировке;
• выплатить сотруднику аванс;
• подтвердить расходы документально и подготовить авансовый отчет.

Отличия есть на подготовительном этапе. К примеру, если компания хочет отправить в поездку для выполнения рабочих задач сотрудника, у которого нет загранпаспорта, оформить его нужно именно за счёт работодателя. При этом работник получит компенсацию для оплаты нужных пошлин — и должен будет подтверждать их чеками, квитанциями, понадобится и копия паспорта.

Как рассчитывать суточные

Одно из главных различий при организации командировок по России и за рубежом заключается в расчёте суточных. По правилам, работодатель может самостоятельно назначать размер суточных. Однако существуют лимиты выплат, которые не облагаются НДФЛ. Для командировок по России это сумма 700 рублей в день, а зарубежные поездки — 2500 рублей. Все, что превышает эти выплаты, будет облагаться налогом.

Чтобы корректно рассчитать суточные, важно учитывать даты пересечения границ. Так, к примеру, день пересечения границы России считается уже зарубежной командировкой, и наоборот, день возвращения будет уже рассматриваться как поездка по стране.

Возмещение расходов

Поскольку зарубежные командировки сопряжены с более высокими расходами, то компания вынуждена компенсировать большее количество затрат. Так, помимо расходов на аренду жилья и проезд, в случае зарубежной командировки работодатель компенсирует еще и ряд других затрат:

• визовые и консульских сборы;
• пошлины за право въезда или транзита автомобиля — в случае, если используется личный транспорт;
• оформление медицинской страховки.

Компенсация этих затрат включается в выплачиваемый перед командировкой аванс. Соответственно, все уплаченные суммы затем нужно будет внести в авансовый отчет.