Иногда у компании возникает необходимость отправить в деловую поездку внештатного сотрудника, например, ИТ-специалиста, приглашённого бизнес-тренера или инженера-строителя. В материале рассказываем, как организовать командировку для внештатников.

Как оформить такую командировку

Формально отправить внештатника в деловую поездку нельзя. Командировка — это понятие из трудового законодательства (ст. 166 ТК РФ), и её организуют только для работников, с которыми заключён договор по ТК. Вы можете договориться с исполнителем о необходимости выполнить работу в другом городе, но оформить командировку в рамках трудового законодательства (то есть выпустить приказ, выплатить суточные и средний заработок) не получится. Однако можно компенсировать исполнителю расходы на проезд и жильё.

Как компенсировать расходы и прописать их в договоре

Есть три варианта отражения в договоре компенсации расходов, связанных с поездкой:

1. Включить в общую сумму вознаграждения.
2. Выплатить отдельно.
3. Самостоятельно оплатить расходы с корпоративного счёта организации.

Самый простой вариант — первый, то есть включение расходов в сумму вознаграждения внештатного сотрудника. Например, если вы договорились, что специалист  получит 100 тысяч рублей за выполнение задач в другом городе, а билеты до места назначения и проживание в отеле стоят 40 тысяч, можно добавить их к сумме — и выплатить исполнителю 140 тысяч рублей.

Сумма компенсации расходов в деловой поездке может быть вынесена в договоре в качестве предоплаты на случай, если исполнителю заранее нужны денежные средства, чтобы забронировать отель и заказать билеты. Или же можно заранее прописать лимиты в договоре, а после окончания командировки — компенсировать расходы в соответствии с чеками.
Как корректно составить гражданско-правовой договор, в котором будет отражена компенсация за проживание и проезд, мы писали в этом материале.

Нужно ли платить страховые взносы

Да, но при условии, что компенсация за командировочные расходы включена в вознаграждение. Кроме того, необходимость платить взносы зависит от того, в каком статусе находится исполнитель: является ли он ИП, самозанятым или физическим лицом без ИП и самозанятости.

Страховые взносы делятся на два типа:

1. Взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное (на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) страхование.
2. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Выплаты за оказание услуг облагаются только обязательным взносом на пенсионное и медицинское страхование, если у исполнителя не оформлено ИП или самозанятость. А взносы на страхование от несчастных случаев начисляются, если это отражено в гражданско-правовом договоре.

Компания платит обязательный страховой взнос с любого вознаграждения исполнителю: это регулирует подп. 1.1 п. 1 ст. 420 НК РФ. С 2023 года взнос начисляется по тарифу 30% (п. 4 ст. 425 НК РФ). Исключение — если исполнитель находится в статусе ИП.

Отметим, что тариф 30% используется до достижения предельной величины страховой базы в 2 млн 225 тысяч рублей, а на всё, что свыше, нужно платить 15,1%. Например, если исполнитель получил от заказчика 2 млн рублей за год, то его тариф будет 30%, а если 3 млн, то на 2,225 тариф будет 30%, а на оставшиеся 775 тысяч рублей — 15,1%.

Виды исполнителей и порядок начисления страховых взносов

Учитываются ли командировки в расходах УСН

Да. Чтобы учесть командировочные расходы, которые вы компенсируете исполнителю, при расчёте налога их стоит включить в общую сумму вознаграждения. В этом случае будет учитываться вся сумма целиком, так как её можно причислить к оплате услуг внештатного исполнителя (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 21 ст. 255 НК РФ). 
Исключение — исполнители в статусе ИП. Учесть расходы на их поездки для уменьшения налоговой базы не получится (п. 21 ст. 255 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения расходов

Чтобы избежать вопросов от налоговой, следует собрать с исполнителя подтверждающие документы, даже если вы включаете компенсацию расходов в вознаграждение. И тем более — если выплачиваете компенсацию отдельно.

Документы понадобятся и когда вы берёте организацию поездки на себя и платите за билеты и отели самостоятельно, не привлекая исполнителя. 

Чтобы подтвердить расходы на деловую поездку, нужно предоставить следующие документы:

• договор об оказании гостиничных услуг или ваучер (подтверждение оплаченного бронирования), который гостиница направляет сотруднику на электронный адрес;
• акт об оказании гостиничных услуг;
• маршрутная квитанция и посадочный талон;
• кассовые чеки.

В «OneTwoTrip для бизнеса» закрывающие документы появляются в личном кабинете сразу после оплаты авиабилета, отеля или после выезда сотрудника из гостиницы. Подробнее о документах, которые подтверждают командировочные расходы, мы писали в этом материале.