В OneTwoTrip for Business много удобных функций для оформления командировок, и часть из них способны существенно упростить работу бухгалтерии. Сегодня расскажем о кост-центрах и объясним, как их настроить и на какие нюансы обратить внимание.

Что такое кост-центр

Для планирования и учёта в компании назначают структурные подразделения, которые зарабатывают, то есть приносят рыночную прибыль — их называют профит-центрами (прямая транслитерация английского profit centre) — и подразделения, которые обслуживают профит-центры. Такие обслуживающие подразделения называют кост-центрами (cost centre). 

К кост-центрам относятся,  к примеру, секретариат, охрана, бухгалтерия. Эти отделы обычно не приносят прямой прибыли и находятся на бюджетном финансировании у профит-центров (отделов производства, продаж и так далее).

Каждая компания самостоятельно определяет свои профит- и кост-центры.

Зачем кост-центры бухгалтерии

Часто бухгалтер хочет видеть отчётность по командировкам с разбивкой по отделам или проектам: это удобно для ведения финансового учёта и планирования дальнейших затрат. Кост-центры позволяют гибко фильтровать информацию, получая только нужные данные.

К кост-центру можно привязывать определённых сотрудников или целые отделы. В итоге можно просмотреть историю бронирований или выгрузить закрывающие документы и отчёты для конкретного подразделения, относящегося к нужному кост-центру.

Как кост-центры отражаются в отчётности

Если в компании подключены кост-центры, акты будут формироваться по каждому из них отдельно. В разделе «Финансы» вы сможете отсортировать покупки по кост-центрам, а акт будет выглядеть следующим образом:

Подключение и настройка кост-центров

Чтобы получить функцию отображения кост-центров, обратитесь в поддержку OneTwoTrip for Business, и наши специалисты включат нужную настройку. 

После этого в карточке сотрудника появится графа «Кост-центр». Там можно будет создать новый кост-центр, а после будут отображаться все заведённые варианты. Важно указывать информацию именно так, как она должна отображаться в документах. 

Если заказы каких-то сотрудников не нужно распределять по отделам или проектам, поле «Кост-центр» в карточке можно оставить пустым. Такие заказы будут формироваться в общий акт.

Важно: кост-центр сотрудника можно изменить только до оплаты заказа, для этого достаточно внести изменения в его карточке в разделе «Сотрудники». После оплаты поправить эту информацию не удастся, поэтому внимательно проверяйте данные.