По закону работодатель компенсирует командированным сотрудникам расходы на жильё и питание. Но иногда в деловой поездке работники вызывают такси, чтобы быстрее добраться до места работы или встречи с партнёром. Получается, это тоже командировочные расходы. Рассказываем, как учитывать затраты на такси в деловой поездке, чтобы избежать штрафа от налоговой.

Нужно ли возместить расходы на такси в командировке

Согласно п.1 ст. 168 ТК, компания обязана компенсировать сотрудникам проезд до места командировки и обратно. Эти затраты входят в состав прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Получается, если сотрудник воспользовался такси, чтобы добраться до аэропорта, вокзала или отеля, такие расходы будет легко отразить в бухучёте и учесть при расчёте налога на прибыль.

Главное — перечислить расходы в авансовом отчёте и подтвердить их документами, которые соответствуют требованиям законодательства Российской Федерации. Это требование содержится в п.1. ст. 252 НК РФ и подтверждается письмом Минфина от 10 ноября 2022 г. N 03-03-06/3/109215.

Что делать, если поездки не связаны с проездом до места командировки

Сотрудник может пользоваться такси в командировке с другими целями. Например, чтобы с комфортом передвигаться до работы. Эти затраты не входят в перечень производственных расходов, которые перечислены в ст. 264 НК РФ. Но и запрета нет — перечень открытый (см. п. 49 ст. 264 НК РФ). Так что их вполне можно отнести к производственным расходам, если они подтверждены документально.

По ст. 168 ТК РФ такие затраты проходят как «иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя». А в разъяснении Минфина от 20.10.17 № 03-03-06/1/68839 написано, что компания может использовать такси в качестве служебного транспорта.

Соответственно, учёт расходов на такси в командировке, если речь идёт о служебных поездках, возможен. Важно, чтобы компания согласовала их заранее. 

Чтобы подтвердить, что поездки на такси носят служебный характер, следует прописать в локальном положении о командировках все возможные случаи, когда сотрудник вправе использовать такси в деловых поездках. Тогда на него можно будет ссылаться при обосновании расходов.

Какие документы подтверждают расходы на такси

Затраты на такси можно учесть при расчёте налога, если организация экономически обосновала эти расходы и подтвердила документально. Так написано в п. 1 ст. 252 НК РФ. 

Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением правительства РФ от 01.10.20 № 1586). Согласно правилам, услуга такси оформляется чеком ККТ или чеком самозанятого на режиме НПД.

Чек ККТ автоматически формируется после поездки с помощью онлайн-кассы, которую подключил водитель. Пассажиры получают его на электронную почту. Закон обязывает всех водителей иметь такие онлайн-кассы: они передают данные о поездках в налоговую.

Что должно быть указано в чеке:

• наименование, серия и номер чека;
• название компании или Ф.И.О. перевозчика;
• дата выдачи квитанции;
• стоимость поездки.

Если отсутствует хотя бы один из обязательных пунктов, такой документ не может подтвердить расходы сотрудника на такси.

С такси, которое вызвано через специальное приложение, проблем возникнуть не должно. Но частные водители не всегда выдают чеки ККТ или чеки самозанятых. Так что, если сотрудник решил воспользоваться услугами частника, нужно заранее уточнить, есть ли у него возможность выдать чек.

Какие документы не подойдут для подтверждения расходов на такси

По закону подходит для подтверждения только чек, о котором мы писали выше. А вот такие документы налоговая не примет:

• скриншоты выполненной поездки из онлайн-приложения;
• банковские выписки;
• договор о перевозке.

Если компания не предоставит правильный чек, налоговая может пересчитать налог к уплате и сформировать задолженность. Так что без правильно оформленных документов учитывать расходы на такси при расчёте налога на прибыль нельзя.